Regulamin — KONTROL

Projekt regulaminu. Obowiązuje od dnia uruchomienia sprzedaży, o którym poinformujemy na tej stronie. Do tego czasu program udostępniamy wyłącznie testowo i bezpłatnie.

§ 1. Kim jesteśmy i czego dotyczy Regulamin

Regulamin określa zasady korzystania ze strony internetowej kontrolsoft.pl (dalej: „Serwis”) oraz z programu KONTROL i usług z nim związanych (dalej: „Program”, „Usługi”). Jest to regulamin, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Usługodawcą jest Yahor Haluska, osoba fizyczna (dalej: „Usługodawca”, „my”). Po rejestracji działalności gospodarczej podamy w tym miejscu jej dane (nazwa, adres, NIP, REGON). Kontakt: e-mail [email protected], formularz kontaktowy w Serwisie lub zgłoszenie w Programie (Pomoc → Zgłoś problem).
Program i Usługi są przeznaczone dla przedsiębiorców — w szczególności stacji demontażu pojazdów i sprzedawców części samochodowych. Do korzystania z Programu potrzebny jest NIP.
Jeżeli Klientem jest osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która zawiera umowę niemającą dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego), stosuje się do niej przepisy o niedozwolonych postanowieniach umownych i prawie odstąpienia od umowy zawartej na odległość w zakresie, w jakim wynika to z przepisów. Postanowienia Regulaminu sprzeczne z tymi przepisami nie wiążą takiej osoby.

§ 2. Definicje

Klient: przedsiębiorca, który zawarł z nami umowę o korzystanie z Programu (także w Okresie testowym).
Użytkownik: osoba, która w imieniu Klienta korzysta z Programu na Stanowisku (np. właściciel, pracownik).
Konto: zbiór danych Klienta na naszym serwerze, wspólny dla wszystkich jego Stanowisk.
Program: oprogramowanie KONTROL dla systemu Windows w dwóch trybach: MAG-KONTROL (magazyn, oferty, zamówienia, wysyłka) i OC-KONTROL (kupione samochody, umowy, polisy OC, dokumenty), działające wyłącznie z połączeniem z naszym serwerem.
Stanowisko: komputer zarejestrowany na Koncie Kodem aktywacyjnym.
Kod aktywacyjny: jednorazowy kod ważny 72 godziny, który rejestruje Stanowisko.
Usługa Rozpoznawania: przygotowanie przez nas, na podstawie zdjęć części przekazanych przez Klienta, gotowych danych ofert (m.in. numer katalogowy odczytany ze zdjęcia, kategoria, samochód-dawca, parametry, nazwa, opis) i wgranie ich do Programu jako Partii.
Partia: zestaw ofert przygotowanych do sprawdzenia i publikacji w Programie.
Platformy: serwisy zewnętrzne, z którymi Program się łączy na polecenie Klienta: Allegro, Ovoko, Polkurier.
Abonament: miesięczna opłata za korzystanie z Programu na Koncie.
Okres testowy: bezpłatne korzystanie z Programu przez 14 dni wraz z pakietem 100 Rozpoznań.
Cennik: aktualne ceny opublikowane w Serwisie.

§ 3. Usługi w Serwisie

W Serwisie udostępniamy nieodpłatnie: informacje o Programie, formularz kontaktowy, możliwość pobrania instalatora Programu oraz poradniki.
Do korzystania z Serwisu wystarczy urządzenie z aktualną przeglądarką internetową i dostępem do internetu. Formularz kontaktowy wymaga podania adresu e-mail.
Zabronione jest dostarczanie przez Serwis treści o charakterze bezprawnym, w tym wysyłanie przez formularz treści obraźliwych lub szkodliwego oprogramowania.
Umowa o korzystanie z formularza kontaktowego zawierana jest z chwilą wysłania wiadomości i wygasa po udzieleniu odpowiedzi. Pobranie instalatora nie oznacza zawarcia umowy o korzystanie z Programu.

§ 4. Zawarcie umowy, Konto i Stanowiska

Umowa o korzystanie z Programu zostaje zawarta z chwilą założenia przez nas Konta na prośbę Klienta (np. po kontakcie przez formularz, e-mail lub telefon) i przekazania Kodu aktywacyjnego. Najpierw rozpoczyna się Okres testowy.
Liczba Stanowisk wynika z licencji Konta. Każde Stanowisko aktywuje się osobnym Kodem aktywacyjnym. Kod jest jednorazowy i ważny 72 godziny.
Program okresowo potwierdza ważność licencji na serwerze. Bez połączenia z internetem Program pozwala przeglądać dane, ale zapis (publikacja, zapis zmian, nadanie przesyłki) czeka na połączenie.
Klient niezwłocznie informuje nas o utracie, kradzieży lub sprzedaży komputera, na którym działa Stanowisko. Odbieramy mu wtedy dostęp; pozostałe Stanowiska działają dalej.
Klient odpowiada za to, kto korzysta z jego Stanowisk, i dba o poufność haseł do Konta i do Platform.

§ 5. Okres testowy

Okres testowy trwa 14 dni od aktywacji pierwszego Stanowiska i obejmuje pełny Program oraz 100 bezpłatnych Rozpoznań.
Okres testowy jest bezpłatny i nie zobowiązuje do zakupu Abonamentu.
Jeżeli po zakończeniu Okresu testowego Klient nie wykupi Abonamentu, Konto przechodzi w tryb tylko do odczytu i eksportu danych na 30 dni. Po tym czasie możemy usunąć Konto wraz z danymi, o czym uprzedzimy Klienta.

§ 6. Ceny i płatności

Ceny określa Cennik. Ceny są cenami netto, do których doliczamy podatek VAT. Na dzień wejścia w życie Regulaminu:
- Abonament: 299 zł netto miesięcznie za Konto, bez limitu ofert;
- Abonament w miesiącu, w którym Klient zlecił co najmniej 500 Rozpoznań: 99 zł netto;
- Rozpoznanie: 1 zł netto za każdą przekazaną część, płatne z góry (przedpłata);
- moduł OC-KONTROL: w okresie startowym w cenie Abonamentu.
Abonament płatny jest z góry za każdy miesiąc, na podstawie faktury, w terminie 14 dni od jej wystawienia. Faktury wystawiamy zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym w Krajowym Systemie e-Faktur, jeśli ma zastosowanie.
Rozpoznania rozliczamy za każdą część przekazaną do Usługi Rozpoznawania, niezależnie od tego, czy Klient opublikuje ofertę.
Nie pobieramy prowizji od sprzedaży ani opłat za liczbę ofert czy zamówień. Opłaty Platform (np. prowizje Allegro, opłaty Ovoko, ceny przesyłek Polkurier) Klient ponosi bezpośrednio na rzecz Platform, według ich cenników.
Przy opóźnieniu w płatności powyżej 14 dni możemy przełączyć Konto w tryb tylko do odczytu i eksportu danych do czasu uregulowania należności. Nie usuwamy danych z powodu zaległości bez wcześniejszego wypowiedzenia umowy.
O zmianie Cennika informujemy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę przed jej wejściem w życie.

§ 7. Usługa Rozpoznawania

Klient przekazuje zdjęcia części w sposób uzgodniony z nami. Zalecamy: jedna część = jeden zestaw zdjęć, pierwsze zdjęcie przedstawia całą część, kolejne — zbliżenie numeru katalogowego i naklejkę z sygnaturą.
Numer katalogowy (OEM) wpisujemy wyłącznie wtedy, gdy jest czytelny na zdjęciu. Jeśli nie jest — pole pozostaje puste, a Program nie wystawia takiej części na Platformy.
Gotowa Partia pojawia się w Programie Klienta. Przed publikacją Klient sprawdza oferty (w szczególności ceny, samochód-dawcę i stan części) i zatwierdza publikację kodem z naklejki. Za treść opublikowanych ofert, ich zgodność z rzeczywistością i z przepisami odpowiada Klient jako sprzedawca.
Rozpoznanie jest usługą wykonywaną z należytą starannością, z użyciem narzędzi automatycznych i pracy ludzi, w tym naszych podwykonawców. Nie gwarantujemy bezbłędności rozpoznania; błędy zgłoszone przed publikacją poprawiamy bezpłatnie.
Klient oświadcza, że ma prawa do przekazanych zdjęć, i udziela nam niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na ich wykorzystanie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi i publikacji ofert na jego polecenie.

§ 8. Platformy zewnętrzne

Klient podłącza do Programu własne konta na Platformach (Allegro — przez stronę Allegro; Ovoko i Polkurier — danymi dostępowymi wydanymi przez te Platformy). Nie prosimy o hasło do konta Allegro.
Korzystanie z Platform podlega ich regulaminom. Klient odpowiada za przestrzeganie regulaminów Platform i za ustawienia swoich kont (m.in. warunki zwrotów, reklamacji, cenniki dostawy, informacje GPSR).
Nie odpowiadamy za działania Platform, w tym za zmianę ich interfejsów, odrzucenie lub zdjęcie oferty, blokadę konta czy przerwy w działaniu.
W razie awarii lub ryzyka błędnych zapisów możemy czasowo wstrzymać wysyłanie zmian z Konta na daną Platformę. Informujemy o tym Klienta. Polecenia z tego czasu czekają w kolejce i Klient decyduje, które wysłać po wznowieniu.
Program zdejmuje sprzedaną część z drugiej Platformy automatycznie, ale nie gwarantuje tego w przypadku awarii Platformy. W takiej sytuacji Program pokazuje alert, a Klient może zakończyć ofertę ręcznie.

§ 9. Obowiązki Klienta

Klient korzysta z Programu zgodnie z prawem, Regulaminem i przeznaczeniem Programu.
Zabronione jest: dekompilowanie i modyfikowanie Programu (poza zakresem dozwolonym przez prawo), udostępnianie Programu osobom spoza firmy Klienta, obchodzenie zabezpieczeń licencji, automatyczne odpytywanie naszego serwera poza Programem.
Moduł OC-KONTROL wypełnia szablony umów danymi wskazanymi przez Klienta i przypomina o terminach polis. Nie jest doradztwem prawnym ani ubezpieczeniowym. Klient odpowiada za treść wzoru umowy, poprawność danych, terminowe ubezpieczenie i wyrejestrowanie pojazdów oraz za dokumenty wymagane przepisami (np. CEPiK, BDO).
Program nie wystawia faktur i nie prowadzi księgowości Klienta.

§ 10. Pomoc techniczna

Zgłoszenia przyjmujemy w Programie (Pomoc → Zgłoś problem), e-mailem i przez formularz w Serwisie. Odpowiadamy w dni robocze, w godzinach 8:00–16:00.
Do zgłoszenia z Programu dołączana jest diagnostyka techniczna (m.in. wersja programu, system, ostatnie błędy) — bez haseł, kluczy, numerów PESEL i treści ofert. Klient może ją wyłączyć.
Na prośbę lub za zgodą Klienta możemy otworzyć jego Program w trybie wsparcia — na ograniczony czas, z podaniem powodu. Każda taka sesja i każda zmiana z tego czasu jest widoczna dla Klienta w historii wsparcia i w Dzienniku. W trybie wsparcia nie zmieniamy haseł, Użytkowników ani podłączeń Platform.

§ 11. Dostępność Programu

Dokładamy starań, aby Program i serwer działały bez przerw. Planowane prace serwisowe zapowiadamy w Programie lub e-mailem, w miarę możliwości poza godzinami pracy.
Dane Kont przechowujemy na serwerach w Unii Europejskiej i wykonujemy ich szyfrowane kopie zapasowe.
Program jest rozwijany. Możemy zmieniać jego funkcje, pod warunkiem że zmiana nie pozbawia Klienta istotnych funkcji objętych Abonamentem bez wcześniejszej informacji.

§ 12. Odpowiedzialność

Odpowiadamy za szkody wyrządzone Klientowi z naszej winy, w granicach dopuszczalnych przez prawo, do wysokości opłat zapłaconych przez Klienta w ostatnich 12 miesiącach. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.
Nie odpowiadamy za utracone korzyści oraz za szkody wynikające z: działań lub przerw w działaniu Platform i operatorów sieci, nieprawidłowych danych lub ustawień wprowadzonych przez Klienta, publikacji niesprawdzonych ofert, braku ubezpieczenia OC lub terminowych czynności urzędowych Klienta.
Ograniczenia z ust. 1–2 nie mają zastosowania do Klienta, o którym mowa w § 1 ust. 4, w zakresie, w jakim przepisy na to nie pozwalają.

§ 13. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych w Serwisie i dane Klientów jako naszych kontrahentów opisuje Polityka prywatności.
Dane osób trzecich, które Klient wprowadza do Programu lub które Program pobiera z Platform na polecenie Klienta (np. dane kupujących, sprzedających samochody), przetwarzamy w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający, na zasadach Załącznika nr 1 (umowa powierzenia przetwarzania danych). Klient jest ich administratorem.

§ 14. Reklamacje

Reklamację można złożyć e-mailem na adres [email protected] lub w Programie. Prosimy o opis problemu i dane pozwalające zidentyfikować Konto.
Odpowiadamy w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji.

§ 15. Czas trwania i rozwiązanie umowy

Umowa po Okresie testowym zawierana jest na czas nieokreślony, z miesięcznymi okresami rozliczeniowymi.
Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego. Możemy wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a w razie rażącego naruszenia Regulaminu — ze skutkiem natychmiastowym.
Przed zakończeniem umowy Klient może pobrać kopię swoich danych (Ustawienia → Konto → Pobierz kopię danych).
Usunięcie Konta jest dwuetapowe: po złożeniu wniosku Konto przez 30 dni działa w trybie tylko do odczytu i można się wycofać; po tym czasie dane Konta są trwale usuwane. Dziennik zdarzeń przechowujemy w formie zanonimizowanej do 3 lat. Kopie zapasowe są nadpisywane zgodnie z cyklem ich rotacji.

§ 16. Licencja i własność intelektualna

Na czas trwania umowy udzielamy Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Programu na liczbie Stanowisk wynikającej z licencji Konta, na terytorium Unii Europejskiej, w celu prowadzenia działalności Klienta.
Program, Serwis, ich wygląd, teksty i znaki KONTROL są chronione prawem. Dane wprowadzone przez Klienta pozostają własnością Klienta.

§ 17. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

Możemy zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana funkcji Programu, zmiana Cennika, względy bezpieczeństwa). O zmianie informujemy z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; zmiana Cennika — zgodnie z § 6 ust. 6.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem przepisów chroniących Klienta, o którym mowa w § 1 ust. 4.
Regulamin jest dostępny bezpłatnie w Serwisie w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Strony i podstawa. Klient (Administrator) powierza Usługodawcy (Podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzanie danych osobowych na zasadach art. 28 RODO, w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług.
Charakter i cel: przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, przesyłanie do Platform na polecenie Klienta, generowanie dokumentów (umowy kupna), wysyłka e-maili z poczty Klienta, tworzenie kopii zapasowych, wsparcie techniczne.
Kategorie osób: kupujący części (z Platform i zamówień własnych), sprzedający samochody i ich współwłaściciele, Użytkownicy Klienta, osoby kontaktowe ubezpieczycieli.
Rodzaje danych: imię i nazwisko, adres, adres dostawy, e-mail, telefon, dane zamówień i przesyłek; w module OC-KONTROL także PESEL, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, dane pojazdu i polisy, skany dokumentów.
Czas: przez czas trwania umowy, a następnie do usunięcia Konta zgodnie z § 15 ust. 4 Regulaminu.
Obowiązki Podmiotu przetwarzającego: przetwarzanie wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta (polecenia wydawane są w szczególności przez korzystanie z Programu); zobowiązanie osób upoważnionych do poufności; stosowanie środków z art. 32 RODO, w tym szyfrowania transmisji, szyfrowania skanów dokumentów, separacji danych między Kontami, kontroli dostępu i rejestrowania działań, szyfrowanych kopii zapasowych; pomoc Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, i w obowiązkach z art. 32–36 RODO.
Naruszenia: o naruszeniu ochrony danych informujemy Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje potrzebne do zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu.
Dalsze powierzenie: Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie z podprzetwarzających: dostawca serwerów i przechowywania danych — Hetzner Online GmbH (Niemcy); dostawca kopii zapasowych — Hetzner Online GmbH (Niemcy) — kopie serwera w UE; podwykonawca Usługi Rozpoznawania (wyłącznie zdjęcia części i dane techniczne, bez danych osobowych) — Google (usługa Gemini API; przetwarzanie w UE lub USA). O zamiarze zmiany podprzetwarzających informujemy z 14-dniowym wyprzedzeniem; Klient może zgłosić sprzeciw.
Transfer poza EOG: dane Kont przechowujemy w Unii Europejskiej. Przekazanie danych poza EOG wymagałoby zgody Klienta i odpowiednich zabezpieczeń.
Audyt: udostępniamy informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków i umożliwiamy audyt po uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia.
Zakończenie: po zakończeniu umowy usuwamy dane zgodnie z § 15 ust. 4 Regulaminu; przed usunięciem Klient może pobrać kopię danych.